Derzeit verfügen wir über drei verschiedene Programm Schnittstellen, die wir für unsere Kunden umgesetzt haben. Nachfolgend eine kurzer Übersicht im Detail:
Fax-Import im CRM ProKontakt
Für einen unserer Kunden haben wir den Import von eingehenden Faxen in das CRM ProKontakt realisiert. Bei den Faxen handelt es sich hauptsächlich um Bestellungen, die der Kunde gerne in den entsprechenden Kundenakten im System hinterlegt haben wollte. Um dies zu realisieren, wurden die Faxe in ein Exchange Postfach umgeleitet. Das eigentliche Fax wird dadurch als TIF oder PDF-Anlage an die e-Mail angehangen. Der Betreff der e-Mail beinhaltet die Fax-Adresse des Absenders. Wichtig dabei ist, dass die Fax-Adressen bei den Kunden korrekt hinterlegt sind.
Mit Hilfe des zubIT-SQL Exchange Sync wurde dieses neue Postfach überwacht und alle neuen e-Mails (alias Faxe) in die zugehörige zubIT-SQL Exchange Sync Datenbank importiert. Anhand des Betreffs (die Fax-Nummer) wird nun der zugehörige Kunde ermittelt. In Anschluss wird die e-Mail Anlage (das eigentliche Fax) via Datenbank extrahiert und in dem speziellen Dokumentenpfad von ProKontakt abgelegt und in der ProKontakt Datenbank verknüpft.
e-Mail Import im CRM ProKontakt
Da unser Kunde nicht nur Bestellungen per Fax, sondern auch per e-Mail erhält, sollten natürlich auch diese e-Mails in seinem ProKontakt abgelegt werden. Zusätzlich war gewünscht, dass auch alle Korrespondenzen per e-Mail (d.h. auch ausgehende Nachrichten) in die Kundenakte abgelegt werden.
Durch den zubIT-SQL Exchange Sync wurden alle verfügbaren Postfächer überwacht, d.h. nicht nur den Posteingang sondern auch die Gesendeten Objekte, um alle ausgehenden e-Mails, die mit Outlook erfasst werden, in die zubIT-SQL Exchange Sync Datenbank einzulesen.
Damit so viel wie möglich an e-Mails zu den korrekten Kundenakten zugeordnet werden können, haben wir darauf verzichtet, die genaue e-Mail Adresse des Absenders im Zielsystem zu suchen. Wir verwenden daher nur die Absender Domain der Adresse. Dies hat den Vorteil für den Kunden, dass neue Adressen nicht sofort eingepflegt werden müssen und trotzdem zu den richtigen Akten zugeordnet wird.
Da das CRM ProKontakt bis dato keine Darstellung für RTF (Rich Text Format) oder HTML (Hypertext Markup Language) unterstützt, konnten wir den eigentlichen Inhalt der e-Mail nur als sogenanntes Text/Plain Format einfügen.
Die selbe Logik haben wir uns für die aus dem Outlook gesendeten Objekte zur Geltung gemacht. Hier wird natürlich anhand der Empfänger Adresse die Zuordnung zur Kundenakte vorgenommen.
O-Ton eines Mitarbeiters: „Die Zusammenführung der e-Mails und Faxe in einem Programm ist eine extreme Arbeitserleichterung. Man erspart sich das ständige wechseln der Programme und hat alles schön und detailliert in einer Übersicht.
Dokubit-Rechnungsprüfung
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zubIT-CRM Integration
Ansprechpartner Synchronisation
Um den nutzen unserer eigenen Software für unsere Kunden zu erweitern, haben wir einen vollständigen Abgleich zwischen den Ansprechpartnern aus unserem zubIT-CRM und Exchange geschaffen. Jeder Benutzer bekommt unter bestimmten Regeln die für ihn wichtigen Ansprechpartner in sein Exchange Postfach und somit auch auf sein Mobiltelefon synchronisiert. Der Vorteil daran ist, dass der Mitarbeiter sofort mit dem Kunden entweder per Telefon oder e-Mail in Kontakt treten kann. Des Weiteren ist für Außendienstmitarbeiter interessant, dass auch die vollständige Adresse der Ansprechpartner synchronisiert wird, so dass durch Kopplung mit der Autonavigation, die Adresse als Ziel genutzt werden kann.
Zusätzlich können neue Ansprechpartner auf dem Mobilen Gerät erfasst werden. Dies hat den Vorteil, dass die Daten direkt in das zubIT-CRM übernommen werden. Durch den ständigen Abgleich haben auch andere Mitarbeiter diesen Kontakt direkt auf dem mobilen Gerät. Da die neuen Informationen auch dem Innendienst zur Verfügung stehen, kann dieser direkt fehlendes Informationsmaterial per e-Mail zusenden.
Aufgaben Im-/Export
Termin Im-/Export
Jedes CRM besitzt heut zu Tage eine interne Terminverwaltung. Sind die Benutzer viel auf Reisen, ist es nicht immer möglich, die entsprechende Anwendung zu starten und die Termine abzugleichen. Hier kommt die Lösung zubIT-SQL Exchange Sync ins Rennen. Ob es sich nun um das zubIT-CRM oder Ihre eigene ganz persönliche Lösung handelt, es spielt keine Rolle. Die in dem System angelegten Termine können ohne weiteres in Ihr persönliches Exchange Postfach synchronisiert werden. Natürlich ist es auch möglich, auf seinem mobilen Gerät ein neuen Termin anzulegen, welcher direkt in Ihre Lösung synchronisiert wird. Dadurch hat jeder im Überblick, wann noch freie Termine verfügbar sind und kann ggf. neue Termine anlegen. Die neu erstellten Termine aus der CRM-Lösung sind ebenfalls sofort auf dem mobilen Gerät verfügbar.
Vollständige e-Mail Integration
Mit Hilfe des zubIT-SQL Exchange Sync haben wir die Integration der e-Mail in das hauseigene zubIT-CRM optimiert. Über einen Posteingang wird dem Benutzer jede neue Nachricht angezeigt. Mit einem Doppelklick besteht die Möglichkeit, sich diese Daten detailliert anzeigen zu lassen. Der Vorteil der Integration liegt darin, dass die e-Mail direkt mit anderen internen Vorgängen (sogenannte Aktivitäten), Belege, Geschäfte, etc. pp verknüpft werden können.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Anzeige der e-Mail zu ändern. Der Vorteil der zubIT-SQL Exchange Sync Lösung ist, dass drei Formate für den Langtext zur Verfügung gestellt werden. Der Benutzer kann entscheiden, ob er lieber die Anzeige als HTML (Hypertext Markup Language), RTF (Rich Text Format) oder Text/Plain bevorzugt. Zusätzlich stehen dem Benutzer auch alle e-Mail Anlagen zur Verfügung.
Der Versand von e-Mails wird selbstverständlich auch unterstützt. Wie bei vielen anderen CRM-Lösungen ist es hier nicht nötig, dass e-Mail Anlagen erst gespeichert und dann an die neue e-Mail angehangen werden müssen. Einer der größten Vorteile für die Mitarbeiter ist, dass die aus dem zubIT-CRM erstellten e-Mails auch im Gesendete Objekte Ordner des Exchange Postfachs vorhanden sind. Dadurch hat man auch auf Reisen die komplette e-Mail Korrespondenz mobil verfügbar. Bei Rückfragen im Büro, kann sich jeder Mitarbeiter den letzten Vorgang über die Kundenakte anzeigen lassen. Alle sind auf dem gleichen Stand.
Der am meisten gewünschte Feature unserer Kunden war, dass die mobil gesendeten e-Mails (via Handy, iPad, Notebook) ebenfalls im zubIT-CRM zu finden sind, so dass die Vorgänge optimal miteinander vernetzt sind. Der Vorteil liegt darin, dass die Korrespondenz des Außendienstmitarbeiters ohne Umwege im System landet, er muss sich nicht mehr selbst darum kümmern. Er kann sich auf die wichtigen Punkte seiner Arbeit konzentrieren.
Unsere Kunden sagen allesamt, dass der Einsatz der Software zubIT-SQL Exchange Sync eine immense Arbeitserleichterung sei und alle relevanten Informationen immer und überall dabei sind.
Haben wir Interesse geweckt? Wünschen Sie sich ebenfalls eine Integration in Ihre Umgebung? Wir unterstützen Sie sehr gerne! Sprechen Sie uns an!